ApplyHR
Das Problem mit der Bewerbungs-Mail
Grundlagen
Viele Unternehmen nutzen für die Entgegennahme von Bewerbungen ein Postfach wie jobs@firma.de, team@firma.de oder bewerbung@firma.de. Auf der Website ist dann meistens ein Hinweis auf die gewünschten Bewerbungsunterlagen. Dieses Vorgehen ist sehr verbreitet, verursacht jedoch zwei große Probleme:
Übersichtlichkeit
Vor allem wenn Bewerbungen von mehr als einer Person (zum Beispiel HR und Geschäftsführung) bearbeitet werden, muss man sich über Bewerbungen abstimmen. Bei wenigen Bewerbungen geht das vielleicht noch per Mail. Bei etwas mehr Bewerbungen weicht man eventuell auf ein vorhandenes Projektmanagement-Tool oder eine Excel-Liste aus. Wenn dann jedoch noch die Fachabteilung involviert wird oder es mehr als eine offene Stelle gibt, wird es endgültig unübersichtlich.
Die Lösung
Über Applyhr lassen sich Bewerbende nach ausgeschriebenen Stellen gruppieren und übersichtlich nach dem Status der Bewerbung in einem Dashboard darstellen. Den ausgeschriebenen Stellen können beliebige Personen hinzugefügt werden, die Bewerbungsdokumente sehen und Kommentare schreiben können.
Die HR-Abteilung oder der betreuende Mitarbeitende behält so die volle Kontrolle darüber, wer welche Bewerbungen sehen kann, und erhält zusätzlich eine übersichtliche Darstellung über den Status aller Bewerbungen.
Datenschutz
Datenschutz ist für die meisten Unternehmen ein unliebsames Thema, da es Arbeit ohne direkt erkennbaren Nutzen produziert. Auch im Bewerbungsprozess müssen viele Dinge beachtet werden:
- Abgelehnte Bewerbungen sollten 6 Monate aufbewahrt, müssen aber danach vollständig gelöscht werden.
- Bewerbungen enthalten sensible Daten. Der Zugriff darauf muss also sehr genau überwacht werden.
- Bewerber müssen über den Umgang mit den Daten aufgeklärt werden
Was in der Theorie machbar klingt, stellt sich in der Praxis als echte Herausforderung dar:
Wenn die Bewerbung an einen Fachverantwortlichen weitergeleitet wurde, wird es sehr schwer, die Bewerberdaten vollständig zu löschen, da dies in jedem Postfach geschehen müsste, das in den Prozess involviert ist.
Auch Zugriffsmanagement und Datenschutzerklärungen werden oft nicht ausreichend bedacht.
Die Lösung
Applyhr erlaubt das Zugriffsmanagement auf Stellen- und Tool-ebene. Wird eine neue Stelle angelegt, haben HR-Mitarbeiter sofort Zugriff darauf. Anderen Beteiligte wie der Fachabteilung oder einem Kollegen kann unkompliziert Zugriff gewährt und entzogen werden.
Abgelehnte Bewerber werden 6 Monate im Archiv gespeichert. Hat der Bewerber seine Einwilligung gegeben, kann er in den Talentpool aufgenommen und länger gespeichert werden, ansonsten wird er automatisch gelöscht.
Quelle:
https://www.bussgeldkatalog.org/datenschutz-bewerbung/